L’évaluation HAS des Établissements et Services Médico-Sociaux – EHPAD, EHPA, Résidences Autonomie, SAAD et SSIAD – est une obligation réglementaire issue de la loi du 2 janvier 2002. Depuis 2022, elle repose sur le référentiel national de la Haute Autorité de Santé (HAS), structuré autour de 3 méthodes d’évaluation et 157 critères, dont 18 critères impératifs.
Au-delà de son caractère obligatoire, la certification HAS est un enjeu stratégique majeur. Son bon déroulement conditionne le renouvellement de l’autorisation de fonctionnement des ESMS et la reconnaissance de la qualité de l’accompagnement proposé. Depuis le décret du 5 décembre 2024, cette évaluation prend une dimension encore plus déterminante, car ses résultats sont désormais rendus publics et accessibles.
Pourquoi préparer son évaluation HAS ?
L’évaluation HAS ne se résume pas à une réponse à une obligation réglementaire. Elle constitue un véritable outil de pilotage et d’optimisation de la gestion de la qualité.
En s’y préparant activement, les structures médico-sociales transforment cette démarche en un levier stratégique pour renforcer leur démarche qualité et fédérer leurs équipes autour d’un projet commun et d’une vision partagée.
Une démarche proactive permet notamment de :
- Identifier les axes d’amélioration et structurer les pratiques pour répondre aux exigences du référentiel HAS,
- Être en conformité en renforçant la traçabilité et la collecte des éléments de preuve, tout en évitant des ajustements précipités en cas d’évaluation imminente,
- Optimiser l’organisation interne : en clarifiant les rôles et les responsabilités des équipes, en fluidifiant les processus et en favorisant l’adhésion des professionnels aux évolutions nécessaires,
- Mobiliser les équipes autour d’une dynamique d’amélioration continue.
Se préparer à l’évaluation HAS, c’est donc transformer une obligation en un levier de performance, en mettant en place des actions concrètes et durables pour améliorer la démarche qualité.
Gerontim : votre expert en préparation et conformité HAS
Filiale de la FNAQPA (Fédération Nationale Avenir et Qualité de vie des Personnes Agées), Gerontim vous accompagne pour :
- Sécuriser votre conformité réglementaire HAS pour éviter les écarts critiques,
- Fiabiliser vos documents et éléments de preuve pour l’évaluation,
- Préparer vos équipes aux entretiens avec les évaluateurs grâce à des simulations,
- Renforcer la cohésion d’équipe en impliquant activement tous les professionnels autour d’un projet commun,
- Structurer un plan d’action efficace pour répondre aux 18 critères impératifs HAS.
Comment réussir son évaluation HAS ?
L’anticipation est la clé d’une évaluation réussie et d’une mise en conformité sans stress. L’évaluation HAS est un processus qui ne s’improvise pas. Gerontim recommande une préparation entre 6 mois et un an pour assurer une conformité optimale et éviter les non-conformités lors du passage des évaluateurs.
Anticiper, c’est transformer l’évaluation HAS en un véritable levier d’amélioration continue et garantir la reconnaissance de la qualité de votre structure. Cela vous permet de :
- Identifier en amont les écarts et corriger les non-conformités avant l’évaluation officielle,
- Préparer et mobiliser les équipes aux trois méthodes d’évaluation (audit système, traceurs ciblés et accompagnés traceurs),
- Structurer et fiabiliser les éléments de preuve pour garantir une traçabilité optimale,
- Élaborer un plan d’amélioration HAS précis et adapté aux exigences des 18 critères impératifs.
Notre méthodologie en 3 étapes pour réussir votre évaluation HAS
Audit & Plan d'action
Un audit HAS est une étape stratégique pour anticiper l’évaluation officielle, évaluer votre conformité, identifier vos écarts et mettre en place les actions correctives avant l’évaluation officielle. GERONTIM vous propose un accompagnement à l’évaluation HAS sur-mesure, aligné sur les exigences du référentiel HAS et structuré en trois étapes clés pour garantir votre mise en conformité et obtenir votre certification.
Phase 1 - Audit HAS : diagnostic et mise en situation
L’objectif est de réaliser une évaluation à blanc permettant d’analyser votre niveau de conformité et identifier les axes d’amélioration avant l’évaluation officielle.
Après une analyse approfondie des enjeux de votre établissement, le consultant identifie les documents clés nécessaires à l’évaluation (projet d’établissement, registre qualité, procédures internes…). Pour garantir un audit pertinent et complet, il est essentiel que ces documents soient accessibles, afin d’objectiver l’analyse et d’anticiper d’éventuels axes d’amélioration.
Les actions mises en place :
- Audit HAS interne sur la base des 3 méthodes HAS (audit système, traceurs ciblés, accompagné traceur),
- Analyse des 157 critères du référentiel HAS, avec un focus sur les 18 critères impératifs et des points critiques à corriger avant l’évaluation,
- Recensement des documents clés à mettre à jour et des éléments de preuve manquants,
- Évaluation des procédures et pratiques professionnelles pour garantir leur conformité réglementaire,
- Simulations et mises en situation pour préparer les équipes aux entretiens avec les évaluateurs,
- Ateliers de sensibilisation pour assurer une compréhension partagée de la démarche par un maximum de professionnels.
Phase 2 - Structuration et formalisation des résultats
À l’issue du diagnostic, Gerontim vous fournit un rapport détaillé, sous la forme d’un tableau de bord permettant d’avoir une vision claire de votre situation.
Ce rapport inclut :
- Un état des lieux précis de votre conformité,
- Des préconisations et recommandations concrètes critère par critère,
- Une cotation prévisionnelle, estimant la note que pourrait obtenir votre établissement ou service lors de l’évaluation officielle.
Phase 3 - Un plan d'action sur-mesure pour garantir votre conformité
La dernière phase est adaptable aux besoins spécifiques de chaque structure. En fonction du niveau de conformité identifié et des axes d’amélioration prioritaires, Gerontim propose un accompagnement personnalisé selon vos besoins :
- Élaboration et suivi du plan d’action qualité pour structurer une démarche d’amélioration continue de la qualité,
- Accompagnement à la mise en conformité documentaire (mise à jour du projet d’établissement ou des procédures qualité),
- Soutien personnalisé des équipes sur les attentes des évaluateurs et la maîtrise des méthodes d’évaluation (traceurs ciblés, accompagné traceur, audit système),
- Nouvelles simulations et mises en situation pour préparer les équipes aux entretiens avec les évaluateurs.
Ainsi sont investiguées les 9 thématiques d’évaluation sur des sujets variés tels que :
- Le développement d’une réflexion éthique dans les pratiques professionnelles
- Le déploiement d’une stratégie bientraitance
- La participation de la personne à la vie sociale, objectif notamment décliné dans le projet d’animation et de vie de votre projet d’établissement ou de service
- L’ouverture territoriale, via par exemple le positionnement stratégique de votre EHPAD-SSIAD afin de renforcer l’offre d’accompagnement
- La qualité des soins et de l’accompagnement
- L’innovation et la performance, au travers de leviers peut-être inexploités comme la chasse anti-gaspillage et les coûts cachés, dans une démarche de Responsabilité Sociétale des Entreprises (RSE).
- La démarche qualité et gestion des risques en EHPAD, EHPA, Résidence Autonomie, SAAD, SSIAD
- Etc.
Cette immersion nous permet d’identifier les écarts avec le référentiel et de proposer des actions correctives et concrètes.
Exemple avec le critère 2.2.3 – Les professionnels respectent la vie privée et l’intimité de la personne accompagnée
L’évaluation de ce critère repose sur l’analyse des dispositifs mis en place par l’établissement pour garantir le respect de la vie privée et de l’intimité des résidents. Le consultant vérifie par exemple l’affichage de la charte des libertés et des droits de la personne accueillie ainsi que l’intégration du respect de la vie affective et sexuelle des résidents dans les pratiques professionnelles. Par exemple, il peut s’assurer que l’établissement sensibilise et accompagne les familles sur ces enjeux, en particulier pour les résidents atteints de troubles neurodégénératifs (MND).
Exemple de conseils et axes d’amélioration proposés :
- Réflexion sur la mise en place d’un panneau « Ne pas déranger » pour renforcer la confidentialité et le respect des temps personnels des résidents,
- Analyse et ajustement de la terminologie utilisée dans l’établissement pour adopter une approche plus domiciliaire :
- Privilégier le terme « logement » plutôt que « chambre » afin de renforcer l’idée que l’ EHPAD est un lieu de vie ou chacun puisse se sentir chez soi,
- Nommer les résidents en tant que « habitants » plutôt que « résidents ».
Cette évolution linguistique contribue à renforcer la perception du lieu de vie comme un véritable domicile, favorisant ainsi le respect de l’intimité et de l’autonomie des personnes accompagnées.
Les 18 critères impératifs HAS : êtes-vous conformes ?
L’audit HAS repose sur une cotation détaillée de votre établissement, couvrant 157 critères pour les EHPAD, EHPA et Résidences Autonomies et 149 critères pour les SAAD et SSIAD. Parmi eux, 18 critères impératifs sont incontournables : une cotation inférieure à 4 impose la mise en place immédiate d’un plan d’amélioration HAS spécifique, qui doit être transmis aux autorités de tarification et déclencher des investigations complémentaires.
Gerontim porte une attention particulière sur les 18 critères impératifs, en s’appuyant sur l’analyse des documents clés, l’observation des pratiques et les retours terrain de votre établissement-service. Cela permet d’identifier avec précision les écarts et de formuler des actions correctives ciblées afin de sécuriser votre conformité aux exigences de la HAS.
Exemple avec le critère 2.2.1 – Les professionnels respectent la liberté d’aller et venir de la personne accompagnée.
L’évaluation de ce critère repose sur l’analyse des dispositifs mis en place pour garantir le respect de la liberté d’aller et venir des résidents, tout en assurant leur sécurité. Le consultant vérifie notamment l’affichage de la charte des libertés et des droits de la personne accueillie, ainsi que la mise en œuvre de pratiques facilitant l’autonomie des résidents. Il s’assure, par exemple, que les horaires de visite ne soient pas limités et que les accès à l’établissement sont organisés de manière à préserver la liberté de circulation des résidents, tout en maintenant des conditions de sécurité adaptées.
Exemple de conseils et axes d’amélioration proposés :
- Intégration de la liberté d’aller et venir dans le projet d’établissement afin de formaliser les engagements de l’établissement sur ce sujet,
- Mise en place d’actions de formation ou sensibilisation pour les équipes, afin de rappeler les droits fondamentaux des résidents et les bonnes pratiques associées,
- Renforcement de l’accessibilité et de la signalétique, en facilitant l’orientation des résidents dans les espaces communs tout en préservant leur autonomie.
Exemple avec le critère 3.6.2 – Les professionnels respectent la sécurisation du circuit du médicament
L’évaluation de ce critère repose sur l’analyse des dispositifs mis en place pour garantir la sécurisation du circuit du médicament à chaque étape : prescription, dispensation, administration et suivi des traitements. Le consultant examine par exemple l’existence et l’application des procédures encadrant la prise en charge médicamenteuse, la traçabilité des prescriptions et la conformité des pratiques professionnelles aux recommandations HAS. Il peut s’assurer par exemple de la présence d’un référent IDE dédié au circuit du médicament et de l’organisation des échanges avec les médecins traitants ainsi que les officines partenaires. Pour compléter cette évaluation, il peut mettre les équipes soignantes en situation afin de tester leurs connaissances et leur application des procédures.
Exemple de conseils et axes d’amélioration proposés :
- Mise à jour des procédures et modes opératoires pour garantir leur conformité aux bonnes pratiques HAS et assurer une homogénéité des pratiques professionnelles,
- Développement d’un protocole dédié à la gestion des dysfonctionnements dans le circuit du médicament, avec une clarification des responsabilités et des actions à engager en cas d’erreur,
- Sensibilisation et formation des professionnels à la sécurisation du circuit du médicament, notamment sur la traçabilité, les bonnes pratiques d’administration et l’importance du signalement des erreurs.
Comment structurer un plan d'amélioration efficace avant l'évaluation HAS ?
Un plan d’action structuré est indispensable pour corriger les écarts identifiés, sécuriser votre conformité HAS et déployer une démarche qualité. Il doit à la fois répondre aux exigences du référentiel HAS, mais aussi s’aligner sur les recommandations de bonnes pratiques et s’inscrire dans les enjeux stratégiques de votre projet d’établissement-service, afin de renforcer et améliorer votre démarche qualité.
Gerontim vous accompagne dans l’élaboration et la mise en œuvre de ce plan d’amélioration, en définissant des actions ciblées, réalistes et hiérarchisées selon leur impact sur l’évaluation et la qualité des pratiques :
- Prioriser les actions : focus sur les critères impératifs,
- Définir des objectifs clairs et assigner des responsables,
- Planifier des actions réalistes et adaptées aux ressources,
- Impliquer les équipes pour favoriser l’adhésion aux nouvelles pratiques,
- Suivre et ajuster les mesures avec des indicateurs qualité.
À l’issue de notre intervention, vous disposez de :
- Un rapport d’évaluation détaillé, structuré selon les critères du référentiel HAS,
- Une check-list des actions prioritaires, hiérarchisées selon leur urgence et leur faisabilité,
- Un plan d’action qualité personnalisé, avec des recommandations concrètes.
Anticiper et structurer votre préparation à l’auto-évaluation HAS est essentiel pour garantir la conformité réglementaire, sécuriser la qualité des soins et valoriser votre établissement.
Gerontim vous accompagne avec une approche experte et personnalisée, en vous apportant des conseils stratégiques, un audit HAS interne rigoureux et un plan d’action concret pour transformer cette évaluation en un levier d’amélioration continue de la qualité.