Vous avez défini une stratégie d’évolution architecturale de votre établissement, éventuellement en ayant fait réaliser par Gerontim une étude de faisabilité.
Il vous faut maintenant mettre au point votre projet, et traduire son langage gérontologique en une commande compréhensible à l’attention de l’architecte.
L’écriture du programme architectural, ou cahier des charges, répond à cette nécessité. En tant que spécialiste en gérontologie, Gerontim décrit et transcrit minutieusement tous vos besoins et souhaits, et toutes les exigences en découlant (fonctionnelles, qualitatives, techniques, réglementaires). Ce document de référence s’imposera à l’architecte dans ses études de conception du futur bâtiment.
1. Comment assurer la continuité entre le programme et l'étude de faisabilité préalablement réalisée ?
Le programme doit impérativement tenir compte de la stratégie architecturale validée lors de l’étude de faisabilité, dont il est le développement. Or le risque existe, durant son élaboration, qu’on perde le fil, parce que l’on entre dans mille détails, parce que les participants aux débats sont plus nombreux.
Gerontim, jouant pleinement son rôle de guide, prévient ce risque en faisant toujours le lien avec la stratégie architecturale lors des réunions de concertation, puis en consacrant un chapitre dédié à celle-ci dans le document final. Le programme montre ainsi la cohérence du projet, de la vision stratégique aux choix de détail.
2. Comment nourrir le programme des besoins précis de tous les utilisateurs ?
Le programme est éminemment l’affaire de tous les acteurs (encadrement, personnel soignant, hôtelier, administratif et logistique, représentants des familles, résidents…), parce que le projet doit être vécu comme une aventure collective pour s’assurer de sa réussite future.
Gerontim organise, anime, et nourrit de sa propre expertise gérontologique, de grandes réunions « brainstorming » permettant, avant l’écriture du programme, de recueillir les idées et l’expérience de tous, faire émerger les besoins précis et valider collectivement les choix détaillés et solutions appropriées.
Pour préciser au mieux ces besoins utilisateurs, ou dans le cas de difficultés d’ordre fonctionnel par exemple, Gerontim peut effectuer, en amont du programme, un audit organisationnel de votre EHPAD. Les résultats de l’audit pourront alors être intégrés au programme sous forme d’exigences fonctionnelles à respecter. Le programme peut également tenir compte d’intentions précises déjà exprimées, par exemple dans le projet d’établissement.
3. Comment structurer le document, pour le rendre intelligible et partageable ?
Le programme, qui fait souvent plus de cent pages, doit être facile à lire et aisément communicable, non seulement à l’architecte à qui il est prioritairement destiné, mais aussi à toute partie prenante extérieure intéressée par le projet (ARS, élus, financeurs, etc.).
Gerontim, plutôt que proroger la tradition des deux fascicules (programme général et programme technique détaillé) qui complique la lecture et favorise les erreurs, rédige le programme en un seul volume aux chapitres stricts :
- rappel de la stratégie architecturale
- présentation, entre autres via des schémas fonctionnels, des besoins et exigences détaillés pôle par pôle, local par local et lot par lot (structure-façade-toitures, menuiseries, revêtements, plomberie, électricité, etc.)
- exposé d’exigences transversales (organisation globale, haute qualité environnementale, adaptation aux déficits moteurs, sensoriels et cognitifs…)
- indication des coûts de travaux
- planning prévisionnel
4. Comment maîtriser le coût et le planning de l'opération ?
Les réunions « brainstorming », l’immersion dans les détails du projet, la recherche du meilleur pour la qualité de vie des résidents et les conditions de travail du personnel, pourraient faire sortir des limites financières et temporelles validées avec la stratégie architecturale.
Gerontim évalue systématiquement les conséquences, sous ces deux angles, des décisions intervenues en réunion, et vous en avise pour arbitrage en cas d’impact fort : soit abandonner les décisions en cause, soit accepter le surcoût ou l’allongement des délais, soit trouver une compensation sur d’autres postes.